中文
English
第一章 总则
第一条 为了规范蝴蝶之家各类档案资料的管理工作，确保文件资料的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规以及本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于蝴蝶之家所有档案的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、利用和销毁等工作。
第三条 本制度所称“档案”包括单位在各项工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音视频、电子文件及其他形式的历史记录。
第二章 档案分类
第四条 根据蝴蝶之家现有的发展水平和实际工作需求，将档案分为以下五大类别：
人事类孩子类项目类财务类行政类
第五条 档案类别的划分应保持相对稳定，如确因业务发展出现新的重要类别或特殊需求，可由相关负责人提出申请，经本中心理事长批准后作适当调整。
第三章 分管职责
第六条 各类档案分管者及其职责如下：
行政、人事类
负责人：行政副主任主要职责：负责单位日常行政文书、规章制度、会议记录、来往函件等文件材料的收集、整理与归档；负责人事管理相关档案（如员工入职材料、劳动合同、考勤记录、培训资料等）的收集、整理与保管；监督、指导相关工作人员执行本制度。
孩子类
负责人：护士长主要职责：负责孩子住院、就诊、护理、康复、活动记录等档案材料的收集、整理与归档；确保相关档案的完整、准确和安全，严格保护儿童隐私；定期按制度要求做好纸质及电子档案的备份和移交。
项目类
负责人：项目主管主要职责：负责各类公益项目、合作项目、活动项目等从立项到结项过程中所形成的文本、影像、财务凭证复印件（如有）等资料的收集、整理与归档；定期更新项目档案清单，确保项目档案的系统性和可追溯性；按要求做好电子化管理与备份。
财务类
负责人：会计主要职责：负责会计凭证、会计账簿、财务报表、纳税申报表等会计档案的收集、整理、归档、装订与保管；按规定做好财务档案的安全保管、移交工作；确保财务档案的合法合规性，接受外部监管或审计检查时提供必要协助。
第七条 负责管理相关档案的各部门负责人应定期或不定期向单位领导汇报档案管理工作进展，接受单位及上级主管部门或审计部门的检查与指导。
第四章 档案管理要求
第一节 档案的收集与归档
第八条 档案形成部门应及时、完整、准确地收集档案材料，并按照本制度规定的时间、范围和要求向各分管负责人移交或登记备案。
第九条 各类档案的归档应遵循以下原则：
真实性：严禁编造、涂改档案材料；完整性：各项文件资料须收集齐全，不得随意抽取或散失；系统性：相关文件应按形成时间、内容或主题进行分类、整理；及时性：应在文件形成或项目完成后及时归档，不得拖延或遗失。
第二节 档案的保管
第十条 档案的保管应遵循“安全、规范、有序”原则，具体要求如下：
防火、防水、防盗：纸质档案须存放在安全、干燥、通风的档案柜（室），严禁乱放或与杂物混置；保密要求：对含有个人隐私、财务敏感信息或其他涉密内容的档案，应采取加密或分级管理措施，必要时签署保密协议；条理索引：负责管理相关档案者应将档案按年份、类别、主题进行排架或编号，并编制封面或索引，以便查阅和存放；电子化：在符合信息安全要求的前提下，按纸质档案电子化要求进行扫描或录入，形成电子文档并定期备份，备份介质（移动硬盘、云端等）应妥善保管。
第三节 档案的借阅与使用
第十一条 档案借阅实行审批制度。
内部借阅：经本中心领导或分管负责人批准后，方可借阅；外部借阅：如有外部机构（业务主管部门、审计部门、合作伙伴等）需查阅档案，须经主管领导批准并做好登记；对含有敏感信息或个人隐私的档案，除经授权外不得对外提供、复制或拍照。
第十二条 借阅人须履行登记手续，填写《档案借阅登记表》，包括借阅人姓名、部门、借阅目的、借阅时间、返还时间及档案内容概要等。
第十三条 借阅期间，借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自涂改、拆散、转借或损毁。档案使用完毕后，应在规定时间内归还，办理“归还登记”手续。
第四节 档案的移交与销毁
第十四条 对于超过保管期限且确无保存价值的档案，须由分管负责人提出销毁申请，经理事长批准后，由专人负责销毁，并做好销毁清单及登记，严禁擅自销毁具有长久保存或重要凭证价值的档案。
第十五条 存在档案移交需求时（如项目结束移交、外部机构接收、上级部门归档等），分管负责人应与接收方办理详细的清单交接手续，并保留交接记录。
第五章 档案保管期限
第十六条 按照法律法规及本单位具体需求，对各类档案的保管期限做如下规定：
行政、人事类
保管年限：5年保管方式：纸质入柜保存并进行电子备份，每年或每季度根据实际需求进行核对与补充。
孩子类
保管年限：3年（3年期满之后，移交长沙市儿童福利院档案室保管）特别说明：为保护儿童隐私，必须加密存放，避免外泄。孩子康复或离院后的相关文件在期满后移交时应办理相关交接手续。
项目类
保管年限：5年项目资料包括立项文件、实施方案、活动记录、结项报告、媒体宣传资料等；期满后确因后续追踪需要的，可适当延期或永久保存。
财务类
不同财务档案具有不同保存期限：主要会计档案（会计凭证、会计账簿等）保存期限为永久保存；辅助财务资料（财务报表、纳税申报表等）保存期限为10年；年度财务报表保留永久；年限届满后，如无继续保存价值且符合国家相关规定，可向本中心理事长申请销毁或移交上级部门统一处理。
第十七条 存在法律法规、行业规范对档案保管期限另有规定的，或因业务需要确定需长期保管的，应从其规定或经本中心理事长批准后执行。
第六章 人员更替与档案交接
第十八条 当出现档案管理人员或分管负责人岗位变动时，应按照以下程序办理档案移交，确保档案安全、完整：
交接清单：由原档案保管人员编制详尽的《档案移交清单》，包括档案名称、编号、载体形式、数量、保管期限等；当面点验：新任人员与原保管人员当面对照清单，核实档案数量、状况和完整性；签字确认：交接完成后，由新旧保管人员及分管领导共同在交接清单上签字或盖章；存档备案：将签字确认后的清单及相关资料整理后归档保存。
第十九条 在办理人员离职前，应先做好档案交接，否则不得离岗；对因个人疏忽或不当行为导致档案遗失或损毁者，应依法追究其相应责任。
第七章 监督与责任
第二十条 本中心领导或上级主管部门可随时对档案管理情况进行检查和监督。发现问题的，应及时予以纠正并进行反馈。
第二十一条 违反本制度、造成档案损毁、丢失、泄露或篡改的责任人，视情节轻重给予相应的处罚或处分；如涉及违法行为，依法移交相关机关处理。
第八章 附则
第二十二条 未尽事宜，依照国家及地方政府相关法律法规或参照业内惯例执行；若本制度与国家法律法规相抵触的，以上级规定为准。
第二十三条 本制度自发布之日起执行，原有与本制度相抵触的相关规定同时废止。
